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Einleitung

cosaOP Logistics steht für eine effiziente und direkte Belieferung

in den OP-Saal und reduziert die Prozesskosten radikal.

 

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Problemstellung

Schweizer Spitäler stehen vermehrt unter starkem Ertrags- und Kostendruck. Doch in welchen Bereichen Effizienz steigern und Kosten vermeiden? Während andere Branchen die Wichtigkeit der Disposition und des Einkaufes erkannt und professionalisiert haben, spricht man in Spitälern und Kliniken erst seit kurzem von Abläufen und Prozessen, und dies obwohl die Materialbewirtschaftung Dreh- und Angelpunkt für die medizinische Versorgung ist. Die Bereitstellung von Materialien, Geräten oder Medikamenten spielen eine entscheidende und lebenswichtige Rolle. Fehlende logistische Abstimmungen führen in erster Linie zu Verzögerungen, zum falschen Einsatz der Ressourcen oder im schlimmsten Fall auch zu Ausfällen. Fatal könnten die Folgen sein, wenn in der Logistikkette etwas ins Stocken gerät.

Die Materialbewirtschaftung in Schweizer Spitälern und ambulanten Kliniken hat grosses Entwicklungspotenzial, auch weil sich in den Prozessabläufen viele kleine und oft versteckte Kostentreiber eingeschlichen haben. An den 

Schnittstellen zwischen Spitalpersonal und der Materialanlieferung einerseits und der Entsorgung andererseits ist deshalb Organisationstalent und Flexibilität gefragt. Diese Drehscheibenfunktion hat es in sich. Der Anstieg von Einwegverbrauchsmaterialien - gegenüber Mehrwegprodukten in der Vergangenheit - hat die Wichtigkeit der Materialbewirtschaftung nochmals verschärft, zumal sich durch den massiven Anstieg des Materialumschlages der Platzbedarf in bestehenden Bauten erhöht hat. So fehlen heute oft Lagerplätze. Dazu kommt, dass bei Spitalneubauten tendenziell weniger Lagerfläche zur Verfügung gestellt wird. Wertschöpfende Tätigkeiten stehen klar im Vordergrund, denn der Preis pro Quadratmeter ist heute sehr teuer. Und so will man nicht Geld in unproduktive Lagerplätze «verschwenden».

Seit vielen Jahren beabsichtigen Spitäler Verbesserungspotenziale in den Institutionen zu identifizieren. Von der Patientensicherheit über die Kommunikation bis hin zur effizienten Lager-Bewirtschaftung ist das Spektrum weit offen. Moderne Krankenhäuser konzentrieren sich zunehmend auf ihre Kernkompetenzen: gute medizinische und pflegerische Versorgung. Für das OP-Personal ist die Sammlung und Aufbereitung von Verbrauchsmaterialien für den Betrieb sehr arbeits- und kostenintensiv. Mit den sogenannten steril verpackten OP-Sets (CPT Customer Procedure Sets) gewinnen die OP-Fachkräfte wertvolle Zeit und reduzieren markant die Kosten.

 

Die OP-Sets steigern die Effizienz im OP-Saal, aber wie sieht es mit der ganzen Supply Chain bis in den Operationssaal aus? Und genau da setzt «cosaOP Logistics» an. OP-Sets beanspruchen nämlich sehr viel Lagerplatz und binden für den internen Transport sehr viele Ressourcen ein.

 

Moderne OP-Sets haben in der Regel ein grosses Verpackungsvolumen, sie nehmen rund 10 - 25 % des Lagerplatzes in Anspruch. Zudem dürfen OP-Sets aus hygienischen Gründen nicht in den original Transportkartons in den OP eingeschleust werden. Dies führt zu einem Auspacken der Sets vor oder in der Schleuse. Diese Tätigkeit verursacht enorme Mengen an Schmutzkarton, die wiederum abgeholt und entsorgt werden müssen. Das bindet nicht nur viel Zeit im bereits schon engen Zeitplan beim OP-Personal, sondern auch beim Spitallogistiker, der grosse Volumen an OP-Sets vom Hauptlager zum OP transportieren und das Leergut zeitverzögert wieder abholen muss. Zudem «frisst» die Einlagerung der OP-Sets in der OP-Lagerung durch einen kleinen Rollwagen viel Zeit. In der ganzen Prozesskette reiht sich oft unnötiges Handling aneinander.

 

Was sind die Folgen davon? Eine ineffiziente Logistik in Kliniken und Krankenhäusern führt nicht nur zu höheren Kosten aufgrund von Leerwegen, Ausfällen und Verzögerungen, sondern auch zu längeren Wartezeiten für den Patienten. Unzufriedene Patienten kann sich kein Spital mehr leisten, zumal heute diese ihrem Unmut in Bewertungsportalen Luft  Kund tun können. Das wiederum kann sich auf das Image eines Spitales auswirken. Kliniken und Spitäler sollten den Nutzen integrierter Krankenhauslogistik erkennen, um Schritt für Schritt eine effiziente Logistiklösung einzuführen. Cosanum ist der richtige Ansprechpartner für massgeschneiderte Logistiklösungen in Spitälern und Kliniken.

  1. OP-Sets benötigen viel Lagerplatz

  2. Interner Transport bindet viel Ressourcen

  3. OP-Personal beschäftigt sich mit nicht wertschöpfenden Logistikprozessen

  4. Aus hygienischer Sicht kritischer Auspackprozess vor bzw. in der OP-Schleuse

Die Problemstellung im Überblick

 
 

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Lösungsansatz

 

Cosanum will ihren Kunden einen Service bieten, der über die herkömmliche Logistik hinausgeht. «Experiment vor Plan» hat sich das Logistikunternehmen auf die Fahne geschrieben. Cosanum nimmt Inputs auf, geht Ideen nach und lässt den eigenen Mitarbeitenden viel Freiraum. Im Kern geht es darum, mit Kunden und Partnern kreative Ansätze und Ideen zu finden, um im Anschluss gemeinsam ausgereifte Konzepte in der Praxis umzusetzen. Cosanum pflegt eine sehr offene Diskussionskultur und geht in der Kreativfindung immer individuell und auf den Kunden fokussiert vor. Eines haben alle Prozesse gemein: es gilt immer eine Reihe von Fragen zu beantworten, bevor ein Lösungsansatz vorgestellt und diskutiert werden kann.

Am Anfang der neuen Dienstleistung «cosaOP Logistics» stand die Idee, Spitäler und ambulante Kliniken von zeitraubenden und wiederkehrenden Arbeiten im Logistikbereich zu entlasten, damit sich das Personal auf seine Kerntätigkeiten konzentrieren kann; Behandlung und Pflege der Patienten. Die Idee reifte, weil das Zeitmanagement in der medizinischen Versorgung eng ist und die personellen Ressourcen des OP-Personal knapp bemessen sind. Eine Situation, die noch zusätzlich verschärft wird, wenn das Personal kostbare Zeit in wiederkehrenden und nicht zielführenden Tätigkeiten verliert. Wieso hier nicht Hilfe anbieten, war eine der ersten Fragen, die sich Cosanum bei der Suche nach einem Lösungsansatz stellte, mit dem Ziel personelle Ressourcen zu schonen, Abläufe effizienter zu gestalten.

 

Cosanum verfügt über langjährige Erfahrung in der Spitallogistik. Die Stärke des Unternehmens liegt im Fokus auf die radikale Prozesskosten-Reduktion rund um die Bewirtschaftung und Logistik von Verbrauchsmaterialien im Spital.

 

Ein entscheidender Punkt, damit ein Konzept erfolgreich umgesetzt werden kann, ist die frühe Einbindung des Spitals und dessen Personal. Das Ablaufkonzept «cosaOP Logistics» hat Cosanum in enger Kooperation mit dem Kantonsspital Aarau (KSA) entwickelt und in einem Pilotprojekt umgesetzt. Cosanum will Lösungen finden, die praxistauglich sind, treu nach dem Leitsatz «Experiment vor Plan» und im Wissen, dass der Teufel oft im Detail steckt. Feinheiten und Nuancen lassen sich erst bei mehrmaligen Ausprobieren einstellen. Deshalb hat Cosanum gemeinsam mit dem KSA vier Monate lang die neuen Abläufe getestet, geprüft und situativ angepasst. Cosanum will die Ideen unkompliziert und pragmatisch umsetzen. So konnte schnell Klarheit gefunden werden, wie die neuen Prozesse funktionieren, wo Probleme auftreten könnten und warum, um mit diesem Wissen die weiteren Entscheidungen und Lösungsansätze gezielt voranzutreiben. 

 

  1. Ausbau der Infrastruktur im Logistikzentrum in Schlieren mit einem Klasse ISO-8 Reinraum

  2. Erstellung eines Hygienekonzepts durch eine externe Hygieneberatung

  3. Entwicklung und europaweite Patentierung eines geeigneten Transportmittels mit Wagen-in-Wagen Konzept

  4. Design eines neuen logistischen Gesamtprozesses und dessen Abbildung in den verschiedenen EDV-Systemen

Kernelemente des Lösungsansatzes

 
 
 
 

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Ergebnis

«cosaOP Logistics» nennt sich das neue Ablaufkonzept. Es handelt sich dabei um eine komplett neue und bisher so nicht bekannte Lösung für die Lieferung von sterilen Produkten direkt in den Operationssaal. Cosanum hat dafür ein neues Gefährt entwickelt und dafür ein Patent angemeldet. Das Ziel ist es, das Handling der voluminösen OP-Sets zu vereinfachen und so das Spital zu helfen, die Prozesse so schlank und so einfach wie nur möglich zu gestalten. Der Nutzen für das Spital: es werden keine personellen Ressourcen zweckentfremdet und das Spital kann durch die Logistikprozessoptimierung seine Prozesskosten enorm reduzieren.

«cosaOP Logistics» hat drei Schwerpunkte:

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Die Sets werden in der Cosanum gelagert und schaffen im Spital viel Platz für mehr Wertschöpfung.

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Die Sets werden unter kontrollierter Atmosphäre in einem Reinraum in der Cosanum aus den Transportkartons «ausgepackt».

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Die «ausgepackten» Sets werden durch einen speziellen Wagen direkt in den OP geliefert, ohne dass das OP-Personal die Sets berühren muss. Dank des Wagen-in-Wagen-Systems kann der OP Mitarbeiter den desinfizierten Innenwagen mit den ausgepackten Sets über eine Rampe des Aussenwagens, der in der unreinen Zone steht direkt in den Sterilbereich fahren. Der Innenwagen dient dabei auch gleich als Lagerfläche im OP und verbleibt dort, bis die Sets aufgebraucht sind.

VORTEILE FÜR SPITÄLER:

Keine Lagerung von OP-Sets im Zentrallager

Kein Auspacken der Sets in der Schleuse vor dem OP

Kein Einräumen der Sets im OP

Kein Entsorgen der Kartons

Prozessbeschreibung «cosaOP Logistics»

1. Lagerung der Sets

    bei Cosanum

2. Bereitstellung der Sets und Befüllung des Wagens im Reinraum

3. Transport in das Spital bis an die OP-Schleuse

4. Direktes Entladen in den OP

5. Lagerung im OP

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Nutzen

Qualitäts- und kostenbewusste Kliniken und Spitäler werden den Nutzen von integrierter Krankenhauslogistik schnell erkennen und nicht zögern, Schritt für Schritt eine etablierte und bereits bewährte Logistiklösung einzuführen. Geringere Aufwendungen sind für Spitäler und Kliniken überlebenswichtig, und oft verstecken sich diese Kosten in verschiedenen kleinen Kostentreibern, die nicht nur schwierig zu eruieren sind, sondern sie halten sich hartnäckig in den Prozessen fest. Es geht darum, logistische Potenziale konsequent auszuschöpfen. Die Ziele der Krankenhauslogistik sind schnell aufgezählt: Es geht um das Sicherstellen einer rechtzeitigen Lieferung und Bereitstellung benötigter Materialien sowie dem Erreichen einer hohen Patientenzufriedenheit durch zeitnahe Transporte. Und last but not least auch um die Reduktion der hauseigenen Kosten, welche heute ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Wettbewerb und in der Imagepflege.

 

Bei «cosaOP Logistics» handelt sich um eine komplett neue Lösung für die Lieferung von sterilen Produkten direkt in den Operationssaal. Das Ziel, die gesamte Supply-Chain des Spitals rund um die voluminösen OP-Sets zu optimieren, ist erreicht worden. Dabei wurde darauf geachtet, die Prozesse so schlank und einfach wie möglich zu gestalten. In einem viermonatigen Pilotprojekt mit dem KSA konnte die Idee in der Zusammenarbeit weiterentwickelt und erprobt werden, eine Kooperation, die sich bewährt hat. Cosanum brachte die langjährige Erfahrung aus der Spitallogistik und die kritische Aussenbetrachtung mit, das eingebundene Personal des Spitals testete die neuen Abläufe, ob sich diese auch im Berufsalltag den gewünschten Nutzen bringen. Nur so kann ein Spital seine Prozesskosten reduzieren. Der neue Ablauf optimiert sich zum einen das Zeitmanagement des OP-Personals. Das Auspacken und Verteilen von OP-Material reduziert sich auf ein Minimum. Wichtige personelle Ressourcen werden nun für die Operation zur Verfügung stehen, und nicht gebunden sein, in Tätigkeiten, die mit der eigentlichen Operation nichts zu tun haben. Zum anderen wirken sich in den eng getakteten Zeitplänen Verzögerungen auf einen reibungslosen Ablauf im OP sehr schnell negativ aus. Die neuen Abläufe helfen, das Risiko massiv zu reduzieren, dass Hektik und Unruhe in einem OP-Saal aufkommt, oder dass gar eine Operation ausfällt.

Nutzen

für die interne Logistik im Spital

  • Gewinne von Lagerfläche (Raum)

  • Keine internen Transporte von Zentrallager bis OPs (Zeit)

  • Keine Retourenlogistik der leeren Kartons (Zeit & Kosten)

  • Patientenzufriedenheit als Imagefaktor für das Spital

  • Kein Auspacken der Sets an der Schleuse (Zeit)

  • Die Sets müssen nicht einzeln verstaut werden (Zeit)

  • Hygienisch einwandfreier Prozess (Qualität)

  • Vermeidung von Hektik und Unruhe

  • Vermeidung eines OP-Ausfalls

Nutzen für den OP-Saal

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Referenzprojekt

Erfahren Sie mehr über «cosaOP Logistics» und das erste Referenzprojekt im Interview mit:

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Kontakt

Thomas Schefer

«Experiment vor Plan»

Gamechanger Spitallogistik

Mobile

+41 79 244 11 65

Mail

Reto Bucher

Leiter Beschaffung und Logistik

Kantonsspital Aarau

Mobile

Mail

+41 62 838 40 12

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Bildergalerie

 

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Download

Bewerbungsdossier